Conheça o sistema de roteirização, entenda como funciona e saiba por que você deve implantá-lo em sua empresa

Com os avanços da logística e transportes durante a pandemia, esses setores se viram diante de novos desafios. Na verdade, a tecnologia já estava sendo cada vez mais requisitada dentro dos ramos, mas a necessidade de agilidade fez com que softwares de gestão, como os de roteirização, fossem rapidamente inseridos na realidade das empresas.

Esse tipo de tecnologia ajuda o gestor de frotas aumentar a eficiência e reduzir custos, portanto é importante saber o que é um sistema de roteirização e como é possível aplicá-lo nos serviços de transporte. Já vou até adiantar o quanto ela é vantajosa: em casos mais drásticos, é possível reduzir até 25% dos custos operacionais, apenas com a escolha das melhores rotas.

Vamos logo ao que interessa? Entenda tudo sobre a roteirização. Boa leitura!

O que é roteirização na logística?

Na logística, a roteirização significa colocar um ou mais veículos em rotas de viagem, composto por coleta(s) e entrega(s), buscando o melhor itinerário ,e consequentemente, a redução nos seus custos operacionais. Dessa maneira, a roteirização é uma maneira de planejar entregas mais eficientes, com uma organização para a entrega das mercadorias ou bens, envolvendo todas as variáveis: veículos disponíveis e outras regras.

Quando a roteirização é feita por um sistema, a determinação do melhor caminho é matematicamente exata, porque considera ao mesmo tempo uma série de variáveis que um ser humano teria dificuldades em medir.

Certo, mas vamos simplificar: na prática, o que eu terei de vantagem ao implementar um sistema de roteirização?

Quais são os benefícios da roteirização?

Vamos lá.

Com o sistema de roteirização é possível:

• Calcular exatamente a quilometragem a ser percorrida em uma ou mais coletas e entregas;
• Acompanhar em tempo real o translado, se utilizar roteirizadores;
• Definir a melhor rota;
• Determinar locais de interesse onde os motoristas devem passar ou devem evitar, recebendo alertas destas atividades;
• Calcular o consumo de combustível;
• Auxiliar na escolha do tamanho da frota, para o transporte de uma carga;
• Além de reduzir o tempo de entrega, proporcionando ao cliente remetente e destinatário satisfação em uma entrega mais rápida e segura.

Roteirização em situação real

Uma situação real de roteirização é definida por três fatores principais:

1. Decisões: diz respeito às premissas de como os clientes, veículos e demais recursos devem ser tratados;
2. Objetivo: refere-se qual será o formato de resposta escolhida para as decisões (distância, itinerário, tempo, custo, nível de serviço);
3. Restrições: referem-se aos recursos disponíveis, limites de tempo impostos pela jornada de trabalho dos motoristas, restrições de trânsito, horário de carga/descarga, tamanho máximo dos veículos nas vias públicas etc.

Continue acompanhando porque já vamos comentar sobre como você pode se beneficiar com isso tudo!

Qual o objetivo do sistema de roteirização?

Antes de falar sobre como funciona, é importante dizer que um sistema de roteirização tem os seguintes objetivos:

• Satisfação dos clientes, remetente e destinatário;
• Viabilização do processo;
• Redução de distância para realizar tarefas;
• Dimensionamento de carga e frota;
• Consequente economia de combustível;
• Economia de Tempo;
• Menos desgaste dos veículos.

Na prática, como funciona uma roteirização?

Na prática, um sistema de roteirização funciona a partir dos seguintes pontos:

1. Agrupar as paradas próximas, entre si: é interessante em situações onde caiba a análise, fazer com que o veículo de transferência seja um veículo itinerante (se assim for necessário), pois dependendo da disposição da carga considerando os pontos de entregas, sendo mais de um, esta forma de roteirização fica mais produtiva;
2. Utilizar um planejamento diário com provisionamento semanal e mensal, ou pontual nos casos de cargas dedicada;
3. Analisar a roteirização pela parada mais distante;
4. Analisar o tempo em trânsito;
5. Utilizar-se dos maiores veículos é um fator a ser considerado para principalmente as rotas mais longas;
6. Fazer a análise, procurando conciliar a coleta com o roteiro de entrega(s), seja municipal, intermunicipal e interestadual;
7. Ter meios de entrega alternativos para casos isolados;
8. Analisar a possibilidade de perdas, danos, processamento das respectivas reclamações, e rastreabilidade;
9. Ter conhecimento das considerações relativas ao embarcador, região de descarga, particularidades para entrega no destinatário como restrições de trânsito, agendamentos para entrega, etc.

Pontos de atenção

Ok, temos que analisar os pontos acima para termos a melhor roteirização, mas aí eu te pergunto:

Minha empresa está encorpando, tenho mais de 15, 20 veículos e necessito de um software de roteirização. O que fazer?

Vamos a estas considerações:

• O transporte rodoviário é o mais utilizado no Brasil e também o mais caro comparado com o ferroviário e aquaviário
• Porém o rodoviário é o que abrange a maior malha para entrega dos produtos a serem transportados, e devido a estas considerações é que surgiu a necessidade de otimização destes processos, através do sistema de roteirização
• Por estes motivos é que surgiram softwares de roteirização, os quais tendem a diminuir o tempo gasto no controle da frota e assim a consequente diminuição destes altos custos, a melhor distribuição da carga e um cliente mais satisfeito
• Então, naturalmente se sua empresa está crescendo, necessita obrigatoriamente de um software de roteirização, porque não dá para ter diversos caminhões sendo acompanhados simplesmente na ponta do lápis ou na memória de um ou dois funcionários.

Por que você deve utilizar um sistema de roteirização no seu negócio?

Existem vários motivos pelos quais você deve utilizar um sistema de roteirização:

Economia

Nós já até comentamos há pouco que a economia é um dos principais benefícios da roteirização, mas agora vamos nos aprofundar nisso.

Todo o planejamento possível de ser feito a partir de um roteirizador evita rotas desnecessárias e que acabariam gastos em excesso. Como assim? Basta pensar na conservação da sua frota e na economia de combustível, ao evitar rodar por trechos a mais.

Conversando com alguns empresários de cargas fracionadas e dedicadas, cheguei nos seguintes números que ilustram a importância do roteirizador:

• Transportadoras com frota de até 15 veículos, após implementarem um controle de roteirização, conseguiram uma economia entre 5% e 20% nos custos operacionais;
• Transportadoras pesquisadas com frota acima de 15 veículos, após utilizarem um controle de roteirização, com planilhas ou softwares obtiveram economia de até 25%.

Este já é um benefício que salta aos olhos, não é? Mas saiba que existe uma outra vantagem muito interessante, sobre a qual vamos abordar a seguir.

Satisfação do cliente

Uma entrega dentro do prazo é tudo o que o cliente deseja, certo? Então, ao trabalhar com um sistema de roteirização e conseguir respeitar o prazo de entregas dentro de um planejamento, certamente o cliente estará satisfeito e mais propenso e negociar com você, no futuro.

Como ter mais controle com a roteirização?

Temos que nos atentar aos detalhes da utilização da roteirização e como ela cabe na implementação do dia a dia. Para uma transportadora, dentro do que analisamos, até 10, 15 caminhões, o controle na maioria das vezes ainda ocorre através de uma planilha em Excel e na gestão do encarregado operacional juntamente aos motoristas.

Aqui está uma questão importante: quanto mais controle tiver do seu negócio, mais dinheiro você poderá propiciar ao seu bolso, seja através de uma planilha, seja através de um software de roteirização.

Para aqueles que utilizam planilhas ou softwares de roteirização, mas não aplicam o controle juntamente aos seus envolvidos, encarregado operacional, motorista, mais cedo ou mais tarde será engolido por aquelas transportadoras que visam à melhoria pra si e para o seu cliente.

Quais são os tipos de roteirização?

Agora que você já conhece os benefícios da roteirização, vamos fazer sobre os dois principais tipos que existem e são aplicados em empresas de logística.

Roteirização estática

O tipo estático de roteirização é o mais utilizado por transportadoras e empresas de logística.

Consiste em determinar as rotas e planejar as entregas antes da saída do caminhão ou veículo da transportadora.

Assim, nesse formato todas as entregas e paradas são determinadas antes do início da rota e acontecem conforme o planejamento estabelecido, sem adição de viagens ou paradas.

Roteirização dinâmica

Podem acontecer situações em que há necessidade de inclusão de paradas ou até mesmo de inclusão de veículo auxiliar de entregas, quando há excesso de demandas ou então algum outro problema de entrega.

Quando isso ocorre, utiliza-se a roteirização dinâmica, em que há inclusão de entregas ou de paradas enquanto a rota está sendo realizada.

Roteirização: Como utilizar sistemas de controle?

O sistema de roteirização é adequado às transportadoras que necessitam traçar rotas. Ou seja, todas.

Ok, é claro que toda transportadora necessita traçar rotas, mas como devo empregar a roteirização? Qual sistema é adequado para eu realizar a roteirização?

Vamos lá. Ao falarmos de sistemas de roteirização, a cada dia que passa, surgem mais e mais ofertas através de empresas especializadas.

Uma simples pesquisa na internet, e você terá uma gama enorme de opções.

Entretanto, o que vemos na prática é que, na maioria das vezes, as pequenas empresas de transporte não estão utilizando nenhuma ferramenta de roteirização.

Porém, é algo que naturalmente está vindo a fazer parte da rotina das empresas que tem uma menor quantidade de carros, seja por iniciativa própria, seja por imposição do mercado (embarcadores ou parceiros).

Roteirização hoje, em empresas menores

Algo que constatamos nestas transportadoras com frota até 15 caminhões hoje, é que boa parte, utiliza um controle, por mais simples que seja, em uma planilha, para controlar sua frota.

E caso você não tenha nenhuma planilha para ser utilizada, eu quero deixar aqui contigo um modelo que preparamos para te ajudar.

Com o crescimento da sua empresa, se torna necessário ter controles mais aprimorados, mais dinâmicos para o seu dia a dia.

Para casos assim, um sistema, um software de roteirização é o mais adequado.

Programas para organizar entregas

Hoje, existem softwares de roteirização com acompanhamento em tempo real da sua frota, para o qual antes mesmo da partida são traçados os melhores roteiros, seja para veículos itinerantes, seja para ligações ponto a ponto, ou até mesmo nas roteirizações de veículos de coleta e entrega.

Aqui vale a ressalva para o dinamismo na roteirização dos veículos de coleta e entrega, pois temos situações como:

• Coletas automáticas, em clientes que tem embarques diários, com horários já pré-definidos e que fazem parte da roteirização do dia a dia e
• Temos as coletas dos clientes que nem todos os dias estão embarcando, aí acaba caindo na situação do encarregado operacional da frota, acompanhar e direcionar cada veículo ao seu ponto de coleta ou entrega da melhor forma

Agora, é através do seu controle orçamentário e de necessidades que você saberá se vale a pena utilizar um software de roteirização, ou uma solução caseira mesmo.

Ainda hoje a solução caseira, tem sido utilizada por grande parte das transportadoras que possuem até 15 caminhões aproximadamente.

Quando usar um sistema de roteirização?

Nosso país tem dimensões continentais.

Os transportes de cargas, muitas vezes realizados dentro de estados como, por exemplo, Minas Gerais e Bahia, já dispendem de um cuidado maior quanto à roteirização, devido a grande quilometragem que tem que ser percorrida, podendo chegar a 800 km aproximadamente dentro do mesmo estado.

Nas rotas interestaduais a necessidade de roteirização se mantém, pois definir a trajetória mais curta, consequentemente mais econômica e rápida, é o pilar para se ter uma melhor roteirização e economizar.

Quando falamos com caminhoneiros autônomos, com o vasto conhecimento de estrada que eles têm, é normal ouvir que eles já buscam o melhor caminho, já traçam na cabeça o melhor roteiro a ser seguido, seja por diversas questões:

• Estrada em melhor estado de conservação;
• Menor percurso;
• Postos de pedágios;
• Bloqueios;
• Postos de fiscalização interestaduais, etc.

Roteirização em operações complexas

Diferentemente das operações que se iniciam e terminam simples, imagine você uma operação que começou simples, mas que se tornou complexa durante o trajeto.

Exemplo:

• Você conseguiu um frete de retorno
• Este frete envolvia coleta em apenas um local
• No meio da viagem o embarcador ligou dizendo que precisa coletar em mais de um local
• No caminho para a primeira coleta, a rodovia foi bloqueada
• E agora? Qual o melhor caminho? Qual coleta fazer primeiro?

Percebe? Mesmo em uma operação que parecia simples, podem haver situações no meio do caminho que a tornam complexa, e com a ajuda de uma ferramenta na base (sede da transportadora), é possível economizar tempo e dinheiro.

Softwares de roteirização valem a pena?

Não custa nada dedicar alguns minutos caso opte por um software de roteirização, acessar os respectivos sites e solicitar um orçamento. Todos dispendem desta opção e buscam se moldar ao tamanho da sua empresa.

Com estes softwares, você terá um controle amplo e abrangente do processo logístico, compreendendo desde a expedição até a entrega no ponto de venda do cliente.

Sem dúvida, os softwares, por oferecerem serviços completos, valem muito a pena. Mas como já descrito, se sua frota for não for grande e você tiver o controle das roteirizações e souber controlar através de uma planilha, faça isso, mas faça!

Para um melhor entendimento, para as transportadoras que optam pela utilização da roteirização através de um software, segue abaixo exemplos das especificações que os softwares de telemetria digital oferecem:

O que os softwares de roteirização proporcionam?

• calcular a distância em quilômetros entre a origem e o destino;
• verificar estimativa quanto ao tempo de viagem e o valor das tarifas de pedágio nas estradas concedidas;
• verificar se o usuário optar por uma viagem com várias escalas, o sistema armazena os dados e fornece uma somatória final do trecho a ser percorrido;
• e verifica também a distância da viagem, em estradas onde não há cobrança de pedágios.

Este tipo de controle é crucial para a prestação de serviços, transportes, para grandes empresas, onde a exigência do monitoramento é fator determinante para manter o cliente.

Aplicações da roteirização

A roteirização, sem sombra de dúvidas, seja ainda através de uma planilha, seja por intermédio de softwares de roteirização modernos, já faz e fará cada vez mais parte do processo logístico, obrigatoriamente.

É algo que veio para ficar, e como tantas tecnologias que conhecemos, hora ou outra, você terá que aderir.

Veja uma situação que pode acontecer com você muito em breve:

• Imagine que atualmente você tem uma base de clientes e/ou parceiros logísticos que não exigem sistema de roteirização
• Ou seja, se você optar por esta tecnologia, será apenas para benefício seu
• Porém, imagine que quando você menos espera, um destes clientes e/ou parceiros chega para você e diz que o sistema de roteirização é obrigatório

O que é melhor? Já estar preparado para situações como esta ou começar do zero?

Eu falei de um cliente e/ou parceiro que você já tem, mas e os novos? Aqueles que você está prospectando? Pense nisso!