[07/19] O QUE É ROTEIRIZAÇÃO E PORQUE VOCÊ DEVE IMPLANTAR NA SUA EMPRESA O QUANTO ANTES

O que é roteirização

Roteirização é a maneira mais rápida e prática que você pode encontrar atualmente para reduzir seus custos.

Imagine que, em casos mais drásticos, é possível reduzir até 25% dos custos operacionais, simplesmente escolhendo as melhores rotas que a sua frota faz diariamente.

Difícil de acreditar?

Então, vamos começar entendendo o conceito de roteirização.

Conceitualmente, roteirizar significar colocar um ou mais veículos em rotas de viagem, composto por coleta(s) e entrega(s), buscando o melhor itinerário e consequentemente a redução nos seus custos operacionais.

Quando a roteirização é feita por um sistema, a determinação do melhor caminho é matematicamente exata, porque considera ao mesmo tempo uma série de variáveis que um ser humano teria dificuldades em medir.

Ok Ed, mas simplificando, o que eu terei de vantagem se eu implementar um sistema de roteirização?

Vamos lá.

Com o sistema de roteirização é possível:

  • Calcular exatamente a quilometragem a ser percorrida em uma ou mais coletas e entregas
  • Acompanhar em tempo real o translado, se utilizar roteirizadores
  • Definir a melhor rota
  • Determinar locais de interesse onde os motoristas devem passar ou devem evitar, recebendo alertas destas atividades
  • Calcular o consumo de combustível
  • Auxiliar na escolha do tamanho da frota, para o transporte de uma carga
  • Além de reduzir o tempo de entrega, proporcionando ao cliente remetente e destinatário satisfação em uma entrega mais rápida e segura

Uma situação real de roteirização é definida por três fatores principais:

  1. Decisões: diz respeito às premissas de como os clientes, veículos e demais recursos devem ser tratados
  2. Objetivo: refere-se qual será o formato de resposta escolhida para as decisões (distância, itinerário, tempo, custo, nível de serviço)
  3. Restrições: referem-se aos recursos disponíveis, limites de tempo impostos pela jornada de trabalho dos motoristas, restrições de trânsito, horário de carga/descarga, tamanho máximo dos veículos nas vias públicas e etc.

Tudo isso reflete no seu ganho, bem como na melhora do seu controle e na satisfação do seu cliente.

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Conversando com alguns empresários de cargas fracionadas e dedicadas, cheguei nos seguintes números que ilustram a importância da roteirização:

  • Transportadoras com frota de até 15 veículos, após implementarem um controle de roteirização, conseguiram uma economia entre 5% e 20% nos custos operacionais
  • Transportadoras pesquisadas com frota acima de 15 veículos, após utilizarem um controle de roteirização, com planilhas ou softwares obtiveram economia de até 25%

E você deve estar se perguntando agora:

Como conseguir esta economia?

Continue lendo este artigo, para saber tudo a respeito de roteirização, e porque você deve começar a usar esta técnica o quanto antes na sua empresa.

Veja o que vamos discutir:

  • Porque você deve usar a roteirização no seu negócio?
  • Para quem é adequado um sistema de roteirização?
  • Quando usar a roteirização, mesmo em rotas interestaduais?
  • Como funciona o processo de roteirização?
  • Vale a pena implantar a roteirização?

Se interessou pelo assunto? Então não deixe de dividir essa informação com seus amigos. Basta clicar no link para sua rede social favorita aqui abaixo. Não leva nem 10 segundos!

PORQUE VOCÊ DEVE USAR A ROTEIRIZAÇÃO NO SEU NEGÓCIO?

Porque usar a Roteirização

Existem vários motivos, pelos quais você deve utilizar esta técnica, tais como:

  • Economizar tempo, e consequentemente
  • Economizar dinheiro adequando as melhores rotas para seus veículos, seja na coleta e entrega, seja nas transferências de viagens
  • Com esta adequação, você obtém economia de combustível, redução nos desgastes dos veículos utilizados e redução nas horas trabalhadas de seus funcionários
  • Consequentemente, entregas dentro do prazo e o principal disso tudo, satisfação do cliente remetente e destinatário

Porém temos que nos atentar aos detalhes da utilização da roteirização e como ela cabe na implementação do dia a dia.

Para uma transportadora, dentro do que analisamos, até 10, 15 caminhões, o controle na grande maioria das vezes, ainda, ocorre através de uma planilha em Excel e na gestão do encarregado operacional juntamente aos motoristas.

Aqui está uma questão importante, quanto mais controle tiver do seu negócio, mais dinheiro você poderá propiciar ao seu bolso, seja através de uma planilha, seja através de um software de roteirização.

Para aqueles que utilizam planilhas ou softwares de roteirização, mas não aplicam o controle juntamente aos seus envolvidos, encarregado operacional, motorista, mais cedo ou mais tarde será engolido por aquelas transportadoras que visam à melhoria pra si e para o seu cliente.

PARA QUEM É ADEQUADO UM SISTEMA DE ROTEIRIZAÇÃO?

Para quem é adequado a roteirização

O sistema de roteirização é adequado às transportadoras que necessitam traçar rotas. Ou seja, todas.

Ok, é claro que toda transportadora necessita traçar rotas, mas como devo empregar a roteirização, qual sistema é adequado para eu realizar a roteirização?

Vamos lá.

Ao falarmos de sistemas de roteirização, a cada dia que passa, surgem mais e mais ofertas através de empresas especializadas.

Uma simples pesquisa na internet, e você terá uma gama enorme de opções.

Entretanto, o que vejo na prática é que, na maioria das vezes, é que as pequenas empresas de transporte não estão utilizando nenhuma ferramenta de roteirização.

Porém, é algo que naturalmente está vindo a fazer parte da rotina das empresas que tem uma menor quantidade de carros, seja por iniciativa própria, seja por imposição do mercado (embarcadores ou parceiros).

Algo que constatamos nestas transportadoras com frota até 15 caminhões, é que boa parte, utiliza um controle, por mais simples que seja, em uma planilha, para controlar sua frota.

E caso você não tenha nenhuma planilha para ser utilizada, eu quero deixar aqui contigo um modelo que preparamos para te ajudar.

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Com o crescimento da sua empresa, se torna necessário ter controles mais aprimorados, mais dinâmicos para o seu dia a dia.

Para casos assim, um sistema, um software de roteirização é o mais adequado.

Hoje existem softwares com acompanhamento em tempo real da sua frota, para o qual antes mesmo da partida são traçados os melhores roteiros, seja para veículos itinerantes, seja para ligações ponto a ponto, ou até mesmo nas roteirizações de veículos de coleta e entrega.

Aqui vale a ressalva para o dinamismo na roteirização dos veículos de coleta e entrega, pois temos situações como:

  • Coletas automáticas, em clientes que tem embarques diários, com horários já pré-definidos e que fazem parte da roteirização do dia a dia e
  • Temos as coletas dos clientes que nem todos os dias estão embarcando, aí acaba caindo na situação do encarregado operacional da frota, acompanhar e direcionar cada veículo ao seu ponto de coleta ou entrega da melhor forma

Agora, é através do seu controle orçamentário e de necessidades que você saberá se vale a pena utilizar um software, ou uma solução caseira mesmo.

Ainda hoje a solução caseira, tem sido utilizada por grande parte das transportadoras que possuem até 15 caminhões aproximadamente.

QUANDO USAR A ROTEIRIZAÇÃO, MESMO EM ROTAS INTERESTADUAIS?

Quanto custa em média a Roteirização

Nosso país tem dimensões continentais.

Os transportes de cargas, muitas vezes realizados dentro de estados como, por exemplo, Minas Gerais e Bahia, já dispendem de um cuidado maior quanto à roteirização, devido a grande quilometragem que tem que ser percorrida, podendo chegar a 800 km aproximadamente dentro do mesmo estado.

Nas rotas interestaduais a necessidade de roteirização se mantém, pois definir a trajetória mais curta, consequentemente mais econômica e rápida, é o pilar para se ter uma melhor roteirização e economizar.

Quando falamos com caminhoneiros autônomos, com o vasto conhecimento de estrada que eles têm, é normal ouvir que eles já buscam o melhor caminho, já traçam na cabeça o melhor roteiro a ser seguido, seja por diversas questões:

  • Estrada em melhor estado de conservação
  • Menor percurso
  • Postos de pedágios
  • Bloqueios
  • Postos de fiscalização interestaduais, etc

Mas agora imagine uma operação que, começou simples, mas tornou-se complexa durante o trajeto?

Exemplo:

  • Você conseguiu um frete de retorno
  • Este frete envolvia coleta em apenas um local
  • No meio da viagem o embarcador ligou dizendo que precisa coletar em mais de um local
  • No caminho para a primeira coleta, a rodovia foi bloqueada
  • E agora? Qual o melhor caminho? Qual coleta fazer primeiro?

Percebe? Mesmo em uma operação que parecia simples, podem haver situações no meio do caminho que a tornam complexa, e com a ajuda de uma ferramenta na base (sede da transportadora), é possível economizar tempo e dinheiro.

COMO FUNCIONA O PROCESSO DE ROTEIRIZAÇÃO?

Quando Usar a Roteirização

Antes de falar sobre como funciona, é importante dizer que a roteirização tem que funcionar para:

  • Satisfação dos clientes, remetente e destinatário
  • Viabilização do processo
  • Redução de distância para realizar tarefas
  • Dimensionamento de carga e frota
  • Consequente economia de combustível
  • Economia de Tempo
  • Menos desgaste dos veículos

E para que isto aconteça, é preciso:

  1. Agrupar as paradas próximas, entre si: é interessante em situações onde caiba a análise, fazer com que o veículo de transferência seja um veículo itinerante (se assim for necessário), pois dependendo da disposição da carga considerando os pontos de entregas, sendo mais de um, esta forma de roteirização fica mais produtiva.
  2. Utilizar um planejamento diário com provisionamento semanal e mensal, ou pontual nos casos de cargas dedicada
  3. Analisar a roteirização pela parada mais distante
  4. Analisar o tempo em trânsito
  5. Utilizar-se dos maiores veículos é um fator a ser considerado para principalmente as rotas mais longas
  6. Fazer a análise, procurando conciliar a coleta com o roteiro de entrega(s), seja municipal, intermunicipal e interestadual
  7. Ter meios de entrega alternativos para casos isolados
  8. Analisar a possibilidade de perdas, danos, processamento das respectivas reclamações, e rastreabilidade
  9. Ter conhecimento das considerações relativas ao embarcador, região de descarga, particularidades para entrega no destinatário como restrições de trânsito, agendamentos para entrega, etc.

Ok, temos que analisar os pontos acima para termos a melhor roteirização, mas aí eu te pergunto, minha empresa está encorpando, tenho mais de 15, mais de 20 veículos e necessito de um software, o que fazer?

Vamos a estas considerações:

  • O transporte rodoviário é o mais utilizado no Brasil e também o mais caro comparado com o ferroviário e aquaviário
  • Porém o rodoviário é o que abrange a maior malha para entrega dos produtos a serem transportados, e devido a estas considerações é que surgiu a necessidade de otimização destes processos, através da roteirização
  • Por estes motivos é que surgiram softwares de roteirização, os quais tendem a diminuir o tempo gasto no controle da frota e assim a consequente diminuição destes altos custos, a melhor distribuição da carga e um cliente mais satisfeito
  • Então, naturalmente se sua empresa está crescendo, necessita obrigatoriamente de um software de roteirização, porque não dá para ter diversos caminhões sendo acompanhados simplesmente na ponta do lápis ou na memória de um ou dois funcionários

VALE A PENA IMPLANTAR A ROTEIRIZAÇÃO?

Como funciona o processo de Roteirização

Primeiramente tenha em mente a questão: custo x benefício, ok?

Você precisará implantar e entender efetivamente se os custos com ferramentas te trouxeram as economias esperadas.

Os valores cobrados hoje para roteirização estão muito diversificados, mas o que quero dizer com isso?

Temos bons sistemas que cobram valores conforme o perfil específico da sua empresa.

Então não custa nada, dedicar alguns minutos caso opte por um software de roteirização, acessar os respectivos sites e solicitar um orçamento. Todos dispendem desta opção e buscam se moldar ao tamanho da sua empresa.

Com estes softwares você terá um controle amplo e abrangente do processo logístico, compreendendo desde a expedição até a entrega no ponto de venda do cliente.

Mas como já descrito, se sua frota for não for grande e você tiver o controle das roteirizações e souber controlar através de uma planilha, faça isso, mas faça!

Para um melhor entendimento, para as transportadoras que optam pela utilização da roteirização através de um software, segue abaixo exemplos das especificações que os softwares de telemetria digital proporcionam:

  • calcular a distância em quilômetros entre a origem e o destino
  • verificar estimativa quanto ao tempo de viagem e o valor das tarifas de pedágio nas estradas concedidas
  • verificar se o usuário optar por uma viagem com várias escalas, o sistema armazena os dados e fornece uma somatória final do trecho a ser percorrido
  • e verifica também a distância da viagem, em estradas onde não há cobrança de pedágios

Este tipo de controle é crucial para a prestação de serviços, transportes, para grandes empresas, onde a exigência do monitoramento é fator determinante para manter o cliente.

CONCLUSÃO

Conclusão sobre roteirização

 

A roteirização, sem sombra de dúvidas, seja ainda através de uma planilha, seja por intermédio de softwares modernos, já faz e fará cada vez mais parte do processo logístico, obrigatoriamente.

É algo que veio para ficar, e como tantas tecnologias que conhecemos, hora ou outra, você terá que aderir.

Veja uma situação que pode acontecer com você muito em breve:

  • Imagine que atualmente você tem uma base de clientes e/ou parceiros logísticos que não exigem roteirização
  • Ou seja, se você optar por esta tecnologia, será apenas para benefício seu
  • Porém, imagine que quando você menos espera, um destes clientes e/ou parceiros chega para você e diz que a roteirização é obrigatória

O que é melhor? Já estar preparado para situações como esta ou começar do zero?

Eu falei de um cliente e/ou parceiro que você já tem, mas e os novos? Aqueles que você está prospectando?

Pense nisso!

Um grande abraço
Ed

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Contribuiu para este artigo: Caesar Beches Ferraz Vieira