Planilha de controle: Acerto de Motorista e Viagem [BAIXE GRÁTIS]

Realizar o acerto de motorista e viagem às vezes pode ser uma atividade difícil, sobretudo se você não tem uma ferramenta na mão para ajudar na tarefa, como uma planilha de controle de viagem de motorista.

A planilha de controle de viagem e motorista auxilia na garantia de que tudo o que aconteceu em uma viagem foi devidamente registrado. Além disso, ela facilita e agiliza muito os processos, sem que o motorista precise ficar esperando na porta os cálculos infinitos para que o seu acerto seja realizado.

Minha missão no Frete com Lucro é tornar a vida financeira de empresários, autônomos e todos que trabalham com transporte rodoviário mais simples e eficaz. Por causa disso, fico motivado em poder dividir com você ferramentas como esta planilha de controle.

Continue lendo este artigo! Garanto você não só entenderá exatamente como funciona o acerto de viagem, como também irá contar com esta ótima ferramenta que estamos oferecendo.

Quais as soluções para o acerto de motorista e viagem?

A verdade é que praticamente todos os softwares de controle de frota têm a função de registrar um acerto de motorista e viagem, e o resultado disso é bastante efetivo, pois ao lançar este acerto de viagem no sistema, você já estará alimentando também as contas a pagar e receber da empresa.

Mas o problema é que muitos destes sistemas não facilitam a vida do conferente, tornando esta atividade que deveria ser simples em algo muito trabalhoso.

Certamente que depois de alguns lançamentos, você pode até ficar acostumado com o jeito de lançar tudo isso. Mas, se podemos facilitar o processo, por que não fazê-lo?

Além disso, existem também as empresas e autônomos que, por falta de recursos, ainda não têm um sistema de controle mais tecnológico, e acabam fazendo este acerto na mão.

Acerto de motorista

Antes de conhecer a planilha de controle, você vai aprender tudo sobre acerto de motorista através dos seguintes assuntos que serão abordados por aqui:

• O maior cuidado que você deve ter na hora de fazer um acerto de viagem para motoristas de frete
• Quais são os tipos de recebimento que um motorista pode ter em uma ou mais viagens
• Os tipos de despesas que existem em uma viagem e como elas devem ser lançadas
• Como fazer o cálculo do acerto de motorista
• Planilha de controle para acerto de viagem de motorista gratuita para você baixar no seu computador

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Afinal, quais os cuidados com o acerto de viagem de motorista?

Sempre que eu recebo dúvidas a respeito do acerto de motorista e viagem, percebo que a maior dificuldade está em separar aquilo que realmente foi recebido ou gasto, das receitas ou despesas que ainda deverão ser quitadas para o motorista.

Calma, eu vou te explicar melhor

• Imagine que o motorista chega de viagem e te traz todos os comprovantes para o acerto
• Parte destes papéis diz respeito ao que ele já pagou na estrada
• Outra parte são de notas assinadas, ou seja, a empresa ainda precisará pagar via depósito ou boleto bancário

Isso é algo que acontece na maioria das vezes, e nem sempre é fácil separar no acerto, principalmente se o motorista começar a te contar como aconteceu, do jeito dele.

Por isso, minha sugestão é de que você estabeleça a ordem como quer receber os papéis, de uma forma que fique claro para você tudo o que houve.

Organize os papéis de controle de gasto

Minha sugestão para você se organizar melhor é que você separe todos os papéis e documentos em 4 diferentes montes, sendo:

1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
2. Outros recebimentos, mas que não foram pagos ao motorista;
3. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele);
4. Despesas que ficaram para pagamento posterior da empresa.

Apenas fazendo esta simples separação, sua mente já vai ser clareada e, assim, a organização vai contribuir muito com o acerto de motorista!

Agora, vamos entender melhor sobre os tipos de recebimentos?

Planilha de controle de viagens de caminhão: Tipos de recebimentos

Vamos falar dos tipos de recebimento que o motorista pode realizar, de uma forma  que fique clara para você como e quando eles acontecem.

Para facilitar o seu entendimento, eu vou dividir estes recebimentos em 3 momentos:

Antes da viagem

O único recebimento que o motorista pode ter antes da viagem é o adiantamento, ou seja, aquele valor que ele usará para se manter na viagem, além de pagar por despesas referentes à atividade.

Durante a viagem

Uma vez na estrada, o motorista pode dois tipos de valores, que são:

• Um novo adiantamento, caso precise, por qualquer motivo que tenha ocorrido na viagem;
• Fretes realizados: ainda é comum o motorista receber em dinheiro por fretes realizados, principalmente fretes de retorno.

Depois da viagem

Ao voltar de viagem, o motorista precisa ir na empresa fazer o acerto, e é neste momento que ele pode ter dois tipos de recebimento:

• Comissões: valor acordado com o motorista pelo frete realizado, esta comissão pode ser em percentual ou em valor fixo, dependendo do combinado;
• Gratificações: é comum e justo que o motorista receba uma gratificação por alguma meta alcançada, como por exemplo economizar no consumo de combustível.

Veja agora os tipos de despesas relacionadas.

Planilha controle de motorista e viagem: Tipos de despesas

Na estrada, é possível ter inúmeros tipos de despesas, e todas elas precisam ser consideradas na hora de fazer o acerto de motorista e viagem. Isso porque, antes de se usar uma planilha de controle, é preciso entendê-la.

Porém, é comum nos perdermos na hora de organizar tais despesas, principalmente pelo fato que citei no início deste artigo. Muitas vezes, a despesa é paga em dinheiro; outras vezes, em cartão de débito ou crédito, e por fim, podem ficar em aberto para pagamento futuro.

É por isso que você deve ficar atento a tudo isso. Assim, separando-as corretamente tudo fica mais fácil.

Ah, e antes de usar uma planilha de controle, é preciso compreender também os principais tipos de despesas. Confira, a seguir!

Planilha de acerto de motorista: Principais despesas de viagem

• Abastecimento do caminhão (Diesel, Arla 32);
• Consertos pequenos na estrada;
• Oficina mecânica;
• Pedágio;
• Balsa;
• Estadias em posto, hotel;
• Banhos em postos de beira de estrada;
• Chapas.

“Mas, Ed, e quando sobra dinheiro do adiantamento, ou o motorista recebe um frete na viagem, isso é despesa?“

Sim, porque sem esses dois fatores como despesa, a conta não fecha.

Explicarei melhor!

Todo o acerto é feito pela ótica do motorista, e não da empresa, então, se o motorista volta para a empresa e devolve a sobra do adiantamento e o frete recebido, isso está sendo caracterizado como uma despesa na conta dele, ou seja, está saindo do caixa do motorista. Por isso, é uma despesa.

Acerto de viagem de motorista: Como calcular?

Uma das maiores dificuldades é, certamente, como montar uma planilha de controle para acerto de viagem e motorista. Daqui a pouquinho você terá ela disponível para baixar.

Mas, enquanto isso, você vai entender como fazer o cálculo do acerto do motorista em si, para que a viagem seja encerrada.

Nesta hora, você precisa se lembrar dos 4 montes de papel que falamos no início do artigo, lembra delas? Das 4 pilhas, você só usará 2 delas para o acerto, que são os papeis relativos ao que foi efetivamente pago ou recebido, ou seja, os realizados.

Nos outros 2 montes ficaram os que chamamos de futuros, ou seja, serviços que ficaram para ser pagos ou recebidos no futuro, e por isso não podem entrar no acerto.

Pegando então, as 2 pilhas de papel, nós temos:

1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
2. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele).

Agora ficou simples. Basta você seguir este pequeno roteiro aqui:

1. Some os recebimentos do motorista

• Adiantamentos;
• Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista;
• Comissões;
• Gratificações.

2. Subtraia as despesas

• Todos os gastos realizados do motorista;
• Valor que sobrou do adiantamento;
• Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista.

E pronto, o resultado deve bater!

Planilha de controle para acerto de motorista e viagem

Eu não me sentiria bem em te entregar este conteúdo sem uma ferramenta que realmente te ajudasse no dia a dia do seu negócio. Então, se você pretendia saber como montar uma planilha de controle para acerto de viagem de motorista gratuita, chegou a sua oportunidade!

Já pode abrir um sorriso: preenchendo as informações no formulário abaixo, você baixa o material gratuito e se livra de vez de todos os males e dificuldades do dia a dia no serviço de transportes.

Como me organizar com a planilha controle de viagem de motorista?

Sem dúvida, lidar com números e cálculos pode ser algo complicado. Erros humanos acontecem, é claro, e esses erros sempre podem gerar prejuízos.

A nossa planilha de controle de acerto de viagem de motorista é uma iniciativa preparada para lançar todos os valores e dados que você precisar para calcular suas operações.

A planilha de acerto de motorista já vem com suas fórmulas aplicadas, assim só cabe a você realizar o preenchimento e o programa faz as contas e somas necessárias para obter os resultados.

Trata-se, certamente, de um recurso seguro, com o qual você poderá contar, em vez de fazer anotações manuais com altas chances de confusões e erros.

Imprima os seus acertos

Além disso tudo, cada acerto é imprimível, ou seja, você pode coletar a assinatura do motorista para que não haja problemas futuros.

Planilha de controle para acerto motorista e viagem: Considerações finais

Eu criei este quadro acima para resumir toda a ideia sobre o acerto de frete. Perceba que tudo o que falamos no artigo está desenhado ali. Sugiro que você imprima este quadro, clicando aqui, e deixe ele à sua vista, para que nunca mais fique qualquer dúvida a respeito deste tema.

Infelizmente, pela falta de ferramentas que os auxilie, muitos transportadores ainda acham o acerto de viagem e motorista difícil e chato de fazer. Mas eu espero, honestamente, que a nossa planilha de controle de viagem de motorista ajude você e a produtividade de sua empresa.

Aproveite o nosso material e as iniciativas apresentadas!

Ah, eu espero também que não tenha ficado qualquer dúvida a respeito. Mas, caso eu tenha esquecido de algo, por favor, coloque logo abaixo nos comentários, ok? Até logo!