SEM O RATEIO DE CUSTOS, ESQUEÇA DE CONTROLAR CADA VEÍCULO DA SUA FROTA

Rateio de custos

Rateio de custos é um tema relativamente simples, mas que muitas pessoas têm dificuldades em usar na prática.

A coisa mais comum que vejo em transportadoras (que têm controle financeiro) é saber o lucro ou prejuízo da empresa inteira, e não por veículo da frota.

Agora, pense comigo!

Como é possível melhorar os resultados de uma transportadora sem saber qual caminhão dá lucro e qual está te afundando?

É óbvio que você consegue ter uma noção disso no dia a dia, seja por aquela rota mais rentável, pela média de diesel, ou pela manutenção constante de alguns veículos.

Mas quando falamos em gerenciar um negócio, é preciso ter precisão cirúrgica nos números, e posso te garantir que isso pode fazer toda a diferença na sua gestão.

Existem inúmeros passos que você precisa dar, para conseguir ter este controle implantado no seu negócio, porém, saiba que eles não são complexos nem vão te custar alguma coisa.

Basta que você entenda perfeitamente os conceitos por trás da administração financeira e, principalmente, saiba como fazer adequadamente o rateio de custos.

Continue lendo este artigo, e você saberá em detalhes como fazer o rateio de custos dos caminhões da sua frota, e deste elemento base irá conseguir partir para o controle adequado da sua frota.

Você vai aprender isso através dos seguintes assuntos que serão abordados:

  • O que é de fato o rateio de custos
  • Quais são os centros de custo dentro de uma transportadora
  • Exemplo de um rateio de custos entre amigos em um apartamento
  • Quais são as formas de fazer o rateio de custos
  • Análise gerencial versus análise contábil
  • Quais são os custos a serem rateados
  • Planilha auxiliar gratuita, que irá te ajudar no cálculo do rateio de custos

Gostou do que vem por aí? Então compartilhe esse post com seus amigos para que vocês possam trocar ideias juntos sobre este tema.

Pare de aprender sozinho, compartilhe ideias e potencialize o seu aprendizado ao discutir os assuntos com outras pessoas.

O QUE É DE FATO O RATEIO DE CUSTOS

Controlando Cada Veículo

O que é ratear? Você sabe a resposta?

A verdade é que essa palavra não é muito usada no português, mas seu significado é bem simples.

Ratear significa dividir ou distribuir segundo a proporção que, por justiça, cabe a cada um.

Ou seja, existem custos os quais você não consegue apropriar para um único caminhão, por exemplo, e por isso precisam ser divididos entre os veículos que você tem na frota.

CENTROS DE CUSTO

Cada veículo da sua frota pode (e deve) ser considerado como um centro de custo, ou seja, ele precisa ser responsabilizado pelos gastos que traz até a empresa.

Quando falamos em custos como diesel, por exemplo, fica fácil dizer qual veículo gastou aquele combustível.

Porém, quando falamos de uma conta como o aluguel do imóvel onde a transportadora está localizada, não tem como atribuir essa conta a um único veículo, então, divide-se esta conta entre os veículos que usam este imóvel.

EMPRESAS COM FILIAIS

Dependendo da estratégia da empresa, é possível ter dois níveis de centros de custos.

Por exemplo, se a sua transportadora tem filiais espalhadas pelo país, não seria justo que um caminhão de uma filial pagasse a conta de aluguel de outra filial.

Por isso, é possível ter como centro de custo cada filial, que por sua vez tem centros de custos “filhos”, que são os veículos daquela unidade.

DIVISÃO DOS CUSTOS EM UM APARTAMENTO

3 amigos

Uma coisa é entender a necessidade de dividir as contas entre cada um, outra coisa é entender quanto cada um deve pagar.

Por isso, eu trago aqui como exemplo a comparação de rateio de custos entre 3 amigos que moram no mesmo apartamento.

Imagine que o amigo da esquerda tenha resolvido ficar com o 1º quarto do apartamento, que além de ser maior em tamanho, possui até banheiro.

Os outros dois amigos ficaram com os dois quartos que sobraram, que têm a metade do tamanho do primeiro.

Pergunta: é justo que eles dividam o aluguel em 3 partes iguais?

Claro que não! Por isso é preciso fazer um rateio proporcional entre os 3 amigos, de uma forma que fique justo para todos.

No caso dos veículos de uma frota é a mesma coisa, muitas vezes na sua empresa poderão existir conjuntos de 9 eixos e caminhões truck por exemplo, e neste caso cada um deverá participar do rateio de custos de forma proporcional.

FORMAS DE RATEIO DE CUSTOS

É possível fazer o rateio de custos de algumas formas, e quero te passar aqui algumas delas, para que você avalie qual é a mais justa, ou a mais prática para colocar em operação.

Rateio por faturamento

Uma forma bastante comum é pegar o faturamento que cada veículo da sua frota gera mensalmente, e calcular o percentual que ele representou do todo.

Esse mesmo percentual é quanto este veículo irá contribuir no pagamento das contas rateadas.

Rateio por custos diretos

Outra forma possível é pegar o quanto um veículo representou nos custos diretos, como combustível, manutenção, etc e atribuir este percentual no rateio.

Rateio por tipo de veículo

Se você quiser simplificar o cálculo, basta fazer uma inferência de quanto cada veículo deveria representar no todo, com base no seu tamanho.

Independente da forma que você irá utilizar, nunca um rateio será totalmente justo, porque existem muitas variáveis.

Porém, é importante frisar que, mesmo não sendo 100% justo, o rateio de custos irá te trazer uma visão muito melhor do que olhar simplesmente para o resultado da empresa inteira.

Análise gerencial versus análise contábil

Tudo o que estou te falando aqui deve ser entendido como uma análise gerencial do seu negócio, que é simplesmente como você quer enxergar o dinheiro correndo dentro da sua transportadora.

Quando partimos para questões contábeis, podem haver formas corretas e incorretas (proibidas por lei) de ser fazer rateio, além de diferenças entre custos e despesas.

Por isso, se existe contabilidade interna na sua empresa, procure entender com o seu contador as melhores formas de rateio.

QUAIS CUSTOS RATEAR

Quais custos ratear

Falei bastante até agora de como fazer o rateio de custos, com formas e exemplos, mas não te disse ainda que custos são passíveis de rateio.

Então vamos lá, dentro de uma transportadora existem determinados custos e despesas que devem ser rateados, porque não é possível apropriar em um único centro de custo.

Estes custos são chamados de custos indiretos, ou seja, não estão ligados diretamente ao veículo em si.

Eu escrevi um artigo inteiro sobre os custos indiretos, que você pode conferir clicando aqui.

Vamos ver então quais são alguns destes custos:

  • Salários
  • Encargos sociais
  • Aluguéis
  • Água
  • Energia elétrica
  • Telefonia
  • Serviços de terceiros (não relacionados aos veículos)
  • Impostos e taxas
  • Depreciação de máquinas, equipamentos, móveis e utensílios
  • Outros custos:
    • Material de escritório
    • Uniformes
    • Refeições

PLANILHA PARA CÁLCULO DE RATEIO

Planilha Excel Rateio de Custos

Teoria é uma coisa, prática é outra.

Foi pensando nisso que eu resolvi te trazer aqui, gratuitamente, esta planilha de cálculo de rateio de custos, para que você possa baixar e fazer simulações como quiser na sua empresa.

A planilha é dividida em duas abas:

  • Na 1ª aba você pode cadastrar:
    • As placas de cada veículo de sua frota
    • A planilha aceita até 20 veículos
    • Os respectivos percentuais que cada caminhão deve representar, sempre lembrando que a soma não pode ser diferente de 100%
  • Na 2ª aba você vai conseguir lançar:
    • Os custos/despesas indiretas

Feito isso, a planilha já te mostrará quanto cada veículo deve “pagar” por cada custo lançado.

Isso é especialmente importante se você utilizar um sistema de contas a pagar que não faz este tipo de rateio automaticamente.

Clique aqui para baixar a planilha gratuitamente agora mesmo.

CONCLUSÃO – RATEIO DE CUSTOS

Frota de Caminhões

Como eu disse no início deste artigo, rateio de custos não é um assunto complexo, mas é preciso dar o devido valor a ele.

Sem o rateio de custos você literalmente não tem como saber exatamente quanto cada veículo da sua frota está te dando de lucro ou prejuízo.

Já vi muitos empresários que sofrem no ramo por não terem uma visão completa do seu negócio, e atitudes simples como entender e fazer o rateio de custos poderiam mudar esta realidade.

Se você chegou até aqui neste texto imagino que o assunto tenha sido importante para você, por isso deixe o seu comentário logo abaixo por favor, eu vou adorar te ajudar nas suas dúvidas, ou saber das suas críticas, elogios ou sugestões.

Um forte abraço e até a próxima.

Ed Trevisan