Controle de Gastos no Transporte: Como Fazer e Como Evitar Erros

Controle de gastos é uma atividade fundamental para qualquer pessoa que queira ter sucesso financeiro.

Não tem como escapar, pois sem esse primeiro degrau como você poderia subir os outros?

Anotar cada centavo que sai do seu bolso, apesar de parecer chato num primeiro momento, vai te possibilitar ter um retrato da sua vida financeira (ou da sua empresa).

Ok, talvez você já faça este tipo de controle, ou já tenha tentado no passado e parou de fazer porque não te ajudou como deveria, estou certo?

Fazer anotações nos mínimos detalhes para o controle de gastos é um primeiro passo, mas não é o único, além disso é praticamente impossível ouvir das pessoas sobre todos os passos, realmente necessários, para que você possa tirar conclusões acertadas do seu controle.

Eu mesmo sofri por muitos anos nos meus negócios, por não ter a real noção do que estava acontecendo, parecia que todo final de mês, ao fazer as análises de resultado, alguma coisa faltava.

Sempre ficava aquela interrogação em cima da minha cabeça, me dizendo que alguma coisa não estava no lugar.

Foi então que fui atrás de conhecimento e descobri onde eu errava, e isso me possibilitou olhar para os números de uma forma como eu nunca tinha visto.

E aí, esse problema lhe parece familiar?

Já passou por alguma situação parecida?

Aposto que já você teve muitas dúvidas sobre os números do seu negócio, se está dando lucro ou não.

Ou mesmo em casa, você já deve ter perdido noites de sono pensando em como pôde gastar mais do que ganha.

E pior! Acordou totalmente culpado e estressado no dia seguinte pois algumas contas venceram e você não tinha o dinheiro para pagá-las.

Esse é o péssimo hábito de não fazer controle de gastos, mas fique tranquilo pois hoje você vai entender como você deve fazê-los, de uma forma que realmente vai te trazer informações esclarecedoras para tomada de decisão.

Continue lendo este artigo para saber mais sobre:

• Os erros mais comuns no controle de gastos, e que todo mundo conta
• Qual o maior erro na hora de fazer o controle de gastos
• Como pode aplicar no seu negócio caso você seja um caminhoneiro autônomo
• De que forma você pode aplicar na sua empresa de transportes
• Quais as lições que você poderá tirar dos números a partir do método correto

ERROS QUE TE CONTAM SOBRE CONTROLE DE GASTOS

Os erros que vou citar aqui, e que normalmente são relacionados por gurus de finanças, realmente serão um enorme problema se você os cometer.

O controle de gastos é um processo, uma atividade que requer que você dê os passos certos, na direção de um objetivo.

Mas qual é o objetivo do controle de gastos? Você já pensou nisso?

É através do controle de gastos, feito da forma correta, que você terá um retrato fiel da sua condição financeira atual, e também dos motivos que te levaram a esta situação.

Com uma leitura destas você poderá tomar uma decisão mais acertada para melhorar os números nos meses seguintes.

Então vamos lá, quais erros os gurus te contam e que você não pode ter?

#1. Não registrar todas as entradas e saídas

Normalmente todos nós sabemos quais são as grandes contas que temos para pagar ou receber todos os meses.

Se você tem uma empresa de transportes, certamente vai lembrar que todo mês paga a conta do diesel, o salário do motorista, o financiamento dos caminhões.

Agora, você já parou para pensar qual seria o valor somado de todas as continhas de menos de R$ 50 que sua empresa gasta ao longo de um ano?

Caso você não tenha o registro de todas as entradas e saídas de caixa do seu negócio certamente não saberá me responder, mas tenha em mente que este valor é bem alto.

Deixar de registrar tudo o que entra e sai do caixa é um erro comum, e que mata qualquer análise, independentemente se é uma empresa, um caminhoneiro autônomo, ou mesmo em casa.

#2. Não criar uma rotina para o registro das contas

Vamos ser honestos, não é fácil parar e fazer o registro daquele cafezinho que você tomou na estrada, não é mesmo?

É difícil seguir rotina como esta, pois além de ser chato, muitas vezes este registro não te trará a visão que você gostaria.

O melhor conselho que eu posso te dar neste caso é dividir esta rotina em duas partes:

Pegue o comprovante

Esqueça a ideia de anotar num caderno todo e qualquer gasto, de uma forma que você precise fazer uma anotação toda vez que recebe ou paga algo.

Adquira o hábito de trabalhar com comprovantes de tudo, absolutamente tudo o que gasta, e no caso dos fretes, procure trabalhar com o banco sempre, evite receber em dinheiro.

Se você tem uma empresa, então comece a adotar esta cultura com os seus colaboradores, de uma forma que em alguns meses nada seja pago sem que haja um papel comprovando.

Escolha um dia da semana

Como eu disse agora pouco, fazer anotações toda hora é chato.

Porém, se você escolher um dia da semana para fazer isso, talvez não seja tão chato assim.

Procure um dia e horário em que você normalmente está livre, para fazer este trabalho, e seja firme no cumprimento desta tarefa.

Importante:

• Escolha um dia da semana e mantenha este dia sempre que possível, sem variar;
• Não deixe passar mais de uma semana para fazer estes lançamentos, pois isto mata a sua rotina e você acaba deixando de exercitar um hábito.

#3. Não usar sistemas de controle

A tecnologia está aí para nos ajudar, e já faz tempo.

A internet existe há mais de 20 anos (não sei se você tinha parado para pensar nisso) e atualmente temos inúmeras soluções financeiras, inclusive gratuitas.

Então por que usar um caderno ou um livro caixa para fazer controle de gastos?

Por mais que estas alternativas no papel funcionem, elas dão muito mais trabalho que as opções no computador, além de não te proporcionar o mais importante, relatórios gerenciais, que são o ouro que você busca depois de tanto esforço fazendo os lançamentos.

A opção de usar planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel por exemplo, também é interessante, porém cai no problema de não ter uma estrutura pronta, e é na hora de montar a esta estrutura que você pode errar e comprometer totalmente a sua análise gerencial.

MAIOR ERRO DE TODOS – NÃO CLASSIFICAR AS CONTAS

Acredite! Por mais simples que pareça, não classificar cada conta da forma certa compromete totalmente a sua análise.

Este problema me fez sofrer por muitos anos com as dúvidas de não saber ao certo o que estava acontecendo.

Eu tenho quase certeza de que em algum momento da sua história você já se fez estas perguntas:

• Será mesmo que o meu negócio está dando lucro?
• Será que o custo percentual por viagem está dentro de padrões aceitáveis na indústria de transportes?
• Por que o meu colega consegue pagar a prestação do caminhão e ainda ter uma boa vida e eu não?
• Onde foi parar o dinheiro daquele empréstimo que eu fiz no banco? Parece que o dinheiro sumiu e eu não consegui pagar tudo o que devia.

Todas estas perguntas ficam difíceis de responder se você não tem uma classificação extremamente alinhada das suas contas.

A classificação correta das contas te dá chances de enxergar o seu negócio de uma forma organizada, pela qual você tem o poder de saber o porquê das coisas, sem interrogações na sua cabeça.

Mas como fazer isso, é difícil?

Aqui vem a melhor parte, porque uma vez que você entenda exatamente como funciona a classificação de contas, você vai perceber como esta técnica é simples.

Para melhorar a sua situação, eu vou te explicar com um método voltado para o ramo de transportes, assim você será capaz de aplica-lo ao seu negócio imediatamente.

Não que isto não possa ser aplicado em outros ramos, como uma indústria ou um comércio, mas a verdade é que cada ramo tem suas peculiaridades, e meu foco é ajudar o amigo caminhoneiro autônomo e os empresários de transportes.

Então, vamos lá?

Eu dividi o método em 3 partes para facilitar o seu entendimento, preste muita atenção em cada parte e releia se for necessário.

# 1. Separar o operacional do não operacional

Aqui é onde está a maior parte dos erros cometidos pelas pessoas na hora de classificar as contas de um negócio.

Isto com certeza não é algo se aprende naturalmente, por tentativa e erro. É preciso que alguém te mostre exatamente a diferença entre uma conta operacional de uma não operacional para que você entenda a diferença.

Contas operacionais

As contas operacionais são aquelas realmente necessárias para a operação do seu negócio, sem as quais você simplesmente não consegue trabalhar.

Como exemplo destas contas eu posso citar:

• Receitas com fretes;
• Gastos com diesel;
• Gastos com manutenção do veículo;
• Gastos com salário do motorista;
• Gastos com contabilidade.

Contas não operacionais

As contas não operacionais são eventuais, e seu negócio certamente pode viver sem elas, porém muitas vezes você precisará fazer uso destas contas para tocar o seu negócio.

Agora, por não fazerem parte do dia-a-dia do seu negócio, não podem ser consideradas operacionais e consequentemente não irão comprometer uma análise de resultado.

Como exemplo destas contas é possível citar:

• Receitas com empréstimos bancários;
• Receitas com a venda de um caminhão;
• Receitas com o uso do cheque especial;
• Gastos com multas de trânsito;
• Gastos com pagamento de empréstimos;
• Gastos com o pagamento do financiamento do caminhão;
• Gastos com pagamento de juros.

Você consegue ver a diferença?

Perceba que você pode trabalhar um ano inteiro ou mais no seu negócio sem ter nenhuma das contas não operacionais.

Por isto elas não podem ser misturadas às contas do negócio, porque contaminariam totalmente a sua análise.

Veja a frase abaixo:

Acho que vou mudar de ramo, porque este negócio não dá dinheiro.

Agora pense como seria injusto dizer isso se você tivesse mensalmente que pagar por multas, empréstimos, financiamentos e juros que você fez.

É claro que no final do mês deveria sobrar para você pagar ao menos o financiamento do caminhão, mas ao colocar todas as contas num cesto só, você acaba distorcendo a análise, e aí culpa o negócio com um todo pelo seu insucesso.

Talvez você esteja realmente com um negócio não lucrativo, mas para ter certeza disto você precisa primeiro classificar as suas contas, e somente depois disso tirar as conclusões.

# 2. Entender a diferença entre custo e despesa

Classificar todos os seus gastos operacionais entre custos e despesas é muito importante por vários motivos, entre eles:

• Saber qual é o custo variável do seu negócio;
• Poder calcular o ponto de equilíbrio.

Não se preocupe com os termos que citei acima, porque logo abaixo vou te explicar os dois.

Custo

Os custos que você tem são todos aqueles que ocorrem de acordo com o quanto seu caminhão roda.

Exemplo:

• Óleo diesel;
• Óleos lubrificantes;
• Arla;
• Pedágio;
• Chapa;
• Pneus.

Você não teria estes custos caso o caminhão ficasse parado, ou seja, é possível afirmar que os custos são sempre variáveis.

Despesa

As despesas operacionais dentro de uma transportadora são aquelas que acontecem todo mês, faça chuva ou faça sol.

Se você é um caminhoneiro autônomo sabe que existem muito menos despesas operacionais, porque você não precisa de um local físico (como uma sala comercial) para administrar o seu negócio.

As despesas operacionais também são consideradas fixas, apesar de haver em algumas delas variações pequenas mês a mês.

Como exemplo:

• Telefonia;
• Tarifa de manutenção da conta no banco;
• Contabilidade;
• Aluguel da sala comercial;
• Salário do motorista;

E como você pode usar esta classificação?

Vamos ver dois exemplos de uso da classificação entre custo e despesa.

Custo variável do caminhão

Imagine que você tem uma frota de 3 caminhões na sua transportadora, e que você gostaria de medir o desempenho de cada um deles.

Ao classificar os custos, você poderá saber qual o percentual que cada um tem em relação ao faturamento.

Veja o exemplo na imagem abaixo.

Perceba que o caminhão C, apesar de ter tido um faturamento mais baixo com os fretes, teve um custo operacional menor que os outros 2, e isto pode ter acontecido porque:

• A média de consumo de combustível deste caminhão está melhor pelo bom desempenho do motorista;
• A região onde o caminhão rodou tem menos pedágios;
• Não foi preciso trocar pneus naquele período;
• Não foi preciso pegar chapas para descarregar a carga.

É muito importante nestes casos que você faça análises trimestrais, semestrais e até anuais do desempenho dos veículos, pois assim você garante que o resultado da comparação estará o mais correto possível.

Ponto de equilíbrio do seu negócio

Um outro bom uso que você pode fazer dos gastos classificados é poder determinar o ponto de equilíbrio do seu negócio.

Ponto de equilíbrio é quanto você precisa faturar para que não tenha lucro nem prejuízo.

Se você tem uma frota, poderá determinar inclusive o ponto de equilíbrio de cada veículo, desde que você tenha:

• Os custos operacionais separados por caminhão;
• Um rateio das despesas operacionais por veículo.

Para calcular o ponto de equilíbrio basta você:

1. Pegar o percentual que sobra dos custos operacionais;
2. Dividir pelo total das despesas operacionais.

Difícil? Calma, veja neste exemplo como é fácil.

Perceba que neste caso o caminhão A tem o melhor ponto de equilíbrio, ou seja, ele precisa faturar R$ 18.511,75 para não ter prejuízo.

# 3. Classificar gastos pessoais como pró-labore

Você sabe o que é pró-labore?

De uma forma bem simples, é o salário do dono!

Se você é dono de uma transportadora ou é um caminhoneiro autônomo, precisa tirar um valor mensal relativo ao seu trabalho diário no negócio.

No entanto, este é o único valor mensal que deve sair do seu negócio para uso pessoal, mesmo que você tire de forma parcelada.

O problema que vejo são pessoas retirando o dinheiro do negócio somente quando precisam para pagar algo pessoal, o que acaba por misturar tudo.

Já vi pessoas que pagaram o boleto da escola do filho e colocaram na relação de gastos da empresa, e isso é muito, muito errado!

Toda vez que você mistura os seus gastos pessoais com os gastos da empresa, você perde totalmente a referência de análise dos números, e pior, você quase sempre vai retirar mais dinheiro do que deveria, o que acaba sangrando o negócio.

Procure estipular um valor mensal pelo seu trabalho, e defina este valor como o seu pró-labore mensal.

Após isto, tente sempre tirar apenas este valor todos os meses, como qualquer pessoa que trabalha como empregado em uma empresa faz.

O ideal é que, após fazer isto, você tenha também um controle de gastos pessoais, totalmente separado da empresa.

EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PARA TRANSPORTADORES

Eu sei o quanto é difícil criar um padrão de classificação das contas, de uma forma que você possa realmente fazer análises e tirar conclusões sobre o controle de gastos.

Por este motivo, eu achei que devia dividir contigo o plano de contas que uso nas consultorias em transportadoras, assim você evita tempo e vai direto ao que interessa.

Clique no botão azul abaixo para baixar o modelo pronto.

Neste material você irá encontrar todas as contas de receitas e despesas que um bom plano para transportadores necessita.

Além disso, são mostradas de forma separada as contas operacionais das contas não operacionais, o que irá te dar a real noção de como está o seu negócio do ponto de vista do dia a dia.

É muito importante que você siga o plano descrito no material, pois assim você garante a melhor visão gerencial possível.

Interpretação dos resultados

Eu espero realmente que, com este exemplo de plano de contas, você possa aplicar no seu negócio e tirar as leituras necessárias para o seu sucesso.

É fundamental que você consiga enxergar com clareza os resultados dos números lançados, pois os números nunca mentem, desde que sejam alimentados corretamente.

A melhor forma de interpretar os resultados é analisar mais de um mês.

Procure, a partir de agora, fazer análises mensais em sequência, e com o tempo você começará a perceber os problemas mais rapidamente, baseado na comparação com meses anteriores.

Outra dica importante é você conseguir, depois de alguns meses praticando, criar um orçamento anual de resultados, no qual você poderá comparar os seus resultados com um planejamento prévio.

O que fazer se o resultado operacional for negativo

Após analisar corretamente os números do seu negócio, se mesmo tirando os gastos não operacionais, você ainda enxergar resultados negativos, então você tem um problema bem mais sério nas mãos.

Não existe empresa ou qualquer atividade que, mês após mês, tem resultados ruins na operação.

Um negócio de transportes pode ter dificuldades hoje em dia de pagar por investimentos (como o financiamento do caminhão por exemplo), mas não deveria ter problemas operacionais.

Se este é o seu caso, então você precisará urgentemente olhar para duas contas, que podem ser o cerne do seu problema:

• Pró-labore: você precisa entender se não está tirando mais dinheiro do seu negócio (para uso pessoal) do que deveria. Considere reduzir este valor e apertar o cinto em casa;
• Receitas com fretes: eu sei que a crise reduziu a quantidade e o valor dos fretes, mas se eles estiverem tão ruins a ponto de você não ter nem lucro operacional, então pense rapidamente em formas criativas de resolver isso ou, do contrário, precisará deixar a profissão.

CONCLUINDO: ACERTAR NO CONTROLE DE GASTOS SÓ DEPENDE DE VOCÊ

Tenha plena consciência de que você pode mudar a sua situação financeira atual, se der os passos certos daqui para frente.

Agora depende apenas de você tirar um raio-x correto da vida financeira do seu negócio.

Se você é daqueles que culpam a crise pelo seu insucesso eu sugiro fortemente que você comece a rever seus conceitos.

Nenhuma atividade é fácil, mas se você tem amor pelo que faz então comece a buscar todas alternativas possíveis para reverter o quadro.

Um bom começo é fazer adequadamente o controle de gastos do seu negócio, e se possível também da sua vida pessoal.

Tenho certeza de que, com persistência você irá chegar lá.

Conte comigo nesta jornada, certamente estarei por aqui para qualquer dúvida que você possa ter.

Apenas coloque nos comentários abaixo qualquer questionamento que você possa ter e farei o possível para solucionar contigo o problema.